Event Volunteer Program Coordinator/Coordonnateur/coordonnatrice, Programme des bénévoles d’événements

  • Skate Canada
  • Ottawa, ON, Canada
  • Apr 13, 2018
Contract Event Management Event Planning Sports Volunteer Planning/Coordination

Job Description

Event Volunteer Program Coordinator

Events – Ottawa, Ontario  

Skate Canada is committed to inspiring all Canadians to embrace the joy of skating.

 Canadians love skating! Every winter, millions of Canadians take to the ice, indoors and outdoors in search of fun, fitness and achievement. Skate Canada’s mission is to ensure a continuing legacy of champions and to be recognized as the leader in the delivery of effective, innovative skating programs.  If you have a passion for the sport as a fan, as a participant, or if you’re committed to excellence and focused on building partnerships, this may be the team for you.  Join our energetic and dynamic group dedicated to providing and promoting a positive and fun-filled skating experience for Canadians.

Skate Canada provides exciting and challenging work in a dynamic environment and an excellent total rewards package. We are inviting applications for the position of Event Volunteer Program Coordinator.

POSITION DESCRIPTION
Reporting to the Event Manager, the Event Volunteer Program Coordinator leads all aspects of the planning and execution of the volunteer program for Skate Canada Events. This position is responsible for the coordination and execution of all in-venue catering requirements, medical services, Guest Program and event related social functions at Skate Canada events. This is a  16 month term position as the successful candidate will be filling a maternity leave replacement.

KEY RESPONSIBILITIES

1. Leads the implementation of the volunteer programs at Skate Canada Events.
2. Manage the volunteer application process including Online Registration System and data base management.
3. Manage and coordinate Local Organizing Committee (LOC) selection process working with Host Section.
4. Liaise and work directly with LOC Chair and Volunteer Recruitment Director.
5. Primary contact for LOC supervisors for areas including, Catering, Ceremonies, Ice Operations and Guest Program.
6. Coordinate communication and introductions between the LOC volunteer supervisors and Skate Canada staff.
7. Liaise with Event Operations Coordinator on procurement of volunteer supplies, including volunteer uniforms and gifting.
8. Oversee the selection and audition process of Flower Retrievers and Ceremony Participants (at applicable events).
9. Lead in-venue catering planning and execution. Liaise with internal and external stakeholders as needed, including the procurement of food and beverage supplies for the various in-venue lounges.
10. Provides direction and support to the Chief Medical Officer (CMO) and Chief Therapist (CT) at Skate Canada events in executing the medical services onsite at events. Liaise with the Director Enterprise Risk Management and Skate Canada’s Medical Advisor (Events) as required.
11. Plan and execute the Officials Dinner (or required dinners) for Skate Canada, and  other ISU hosted events.
12. Lead and support the Guest Program, including issuing and tracking of invitations and responses, preparing welcome packages, and onsite hosting in VIP lounge. Liaise with internal stakeholders to compile guest list for Guest Program, including VIP, Alumni, and other guests as required.
13. Lead the execution and analysis of post-event LOC and volunteer surveys and evaluation process.


QUALIFICATIONS, EXPERIENCE and KEY SKILLS
• Post-Secondary diploma in Sport Management or Business or similar educational background
• Minimum three years’ work experience in an equivalent position including experience in event planning and execution and volunteer management
• Advanced Computer application skills - Microsoft Word, Excel, and PowerPoint
• Excellent oral and written communication skills
• Above average organization skills and the ability to handle multiple projects simultaneously
• Demonstrated ability to take initiative, work independently and as part of a team
• Ability to handle sensitive information in a professional and confidential manner
• Ability to work in a fast-paced, high pressure environment
• Bilingual in English/French an asset


ADDITIONAL JOB REQUIREMENTS
• Occasional travel, approximately five to eight times per year for the purposes of attending site-visits and events.
• Ability to work overtime as required in order to meet the fluctuating needs in a timely manner.


 APPLICATION
All qualified candidates are invited to apply online via BambooHR: www.skatecanada.bamboohr.com/jobs before Sunday, April 29, 2018 at 23:59 EST. Any questions regarding the position can be directed to careers@skatecanada.ca.
We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

About Skate Canada
Skate Canada is the nation’s governing body for skating and dedicated to creating a nation of skaters both recreationally and competitively. Over 100 years old, it is the world’s oldest skating organization and Canada’s preeminent leader in skate training and education, providing High performance coaching and skating development education. Over 130,000 Canadians participate in Skate Canada educational programs each year.
Canada’s most successful governing winter sport body, Skate Canada athletes have won 25 Olympic Medal and 32 World Championships. Today’s world and Olympic medalists all began at one of our 1,200 local Skate Canada clubs or skating schools. More than 5,000 certified professional coaches offer programs for all ages to encourage Canadians to skate together as a family, pursue competitive ice sports and enjoy an active lifestyle.

 

Patinage Canada s’engage à inspirer tous les Canadiens à vivre la joie du patinage

Les Canadiens adorent le patinage! Chaque hiver, des millions de Canadiens mettent pied sur la glace, que ce soit à l'intérieur ou l'extérieur, pour se divertir et se mettre en forme. La mission de Patinage Canada est d’assurer une tradition continue de champions et d’être reconnu comme chef de file de la mise en œuvre de programmes de patinage efficaces et novateurs. Si vous êtes passionné du sport en tant que partisan ou participant ou si vous êtes engagé envers l'excellence et axé sur l'établissement de partenariats, cette carrière pourrait vous intéresser. Joignez-vous à notre équipe énergique et dynamique, qui se voue à offrir et à promouvoir une expérience positive de patinage pour les Canadiens dans un environnement divertissant.

Patinage Canada vous offre un travail excitant et stimulant dans un environnement dynamique, ainsi qu'un programme complet d’avantages. Nous invitons les candidatures pour le poste de coordonnateur/coordonnatrice, Programme des bénévoles d’événements.

DESCRIPTION DE POSTE
Relevant du gestionnaire, Événements, le coordonnateur ou la coordonnatrice, Programme des bénévoles d’événements, dirige tous les aspects de la planification et de l’exécution du programme des bénévoles, pour les événements de Patinage Canada. Le ou la titulaire de ce poste est responsable de coordonner et de satisfaire les exigences en ce qui concerne la restauration, les services médicaux, le programme pour les invités et toutes les activités sociales connexes à l’événement, sur place, aux événements de Patinage Canada. Il s’agit d’un poste d’une durée de 16 mois étant donné que la candidate ou le candidat retenu remplacera la titulaire actuelle en congé de maternité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Diriger la mise en œuvre des programmes des bénévoles aux événements de Patinage Canada.
2. Gérer le processus de demande des bénévoles, y compris le système d’inscription en ligne et la gestion de la base de données.
3. Gérer et coordonner le processus de sélection du comité organisateur local (COL), en collaboration avec la section hôte.
4. Assurer la liaison et travailler directement avec le président du COL et le directeur du recrutement des bénévoles.
5. Être le principal contact pour les superviseurs du COL dans les domaines de la restauration, des cérémonies, des opérations sur glace et du programme pour les invités.
6. Coordonner la communication et les présentations des superviseurs bénévoles du COL et le personnel de Patinage Canada.
7. Assurer la liaison avec le coordonnateur, Opérations pour les événements, en ce qui concerne les fournitures pour les bénévoles, y compris les uniformes et les cadeaux pour les bénévoles.
8. Surveiller la sélection et le processus d’audition pour les patineurs qui récupèrent les fleurs et les participants aux cérémonies (aux événements applicables).
9. Diriger la planification et l’exécution des services de restauration sur place. Assurer la liaison avec les intervenants internes et externes au besoin, y compris la fourniture d’aliments et de boissons dans les divers salons sur place.
10. Offrir une orientation et un soutien au médecin en chef et au thérapeute en chef aux événements de Patinage Canada, en ce qui a trait à la prestation de services médicaux sur place, durant les événements. Assurer la liaison avec le directeur, Gestion des risques d’entreprise et le conseiller médical (événements) de Patinage Canada, au besoin.
11. Planifier et organiser le souper des officiels (ou les soupers exigés) pour les événements dont Patinage Canada ou l’ISU est l’hôte.
12. Diriger et appuyer le programme pour les invités, y compris l’envoi et le suivi d’invitations et de réponses, la préparation de trousses de bienvenue et l’accueil sur place dans le salon des dignitaires. Assurer la liaison avec les intervenants internes pour compiler la liste d’invités dans le cadre du programme pour les invités, y compris les dignitaires, les anciens et d’autres invités au besoin.
13. Diriger l’exécution et l’analyse des sondages à l’intention du COL et des bénévoles et le processus d’évaluation après l’événement.


QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE et PRINCIPALES COMPÉTENCES
• Diplôme d’études postsecondaires en gestion du sport, en affaires ou antécédents scolaires similaires.
• Au moins trois ans d’expérience dans un poste équivalent, y compris de l’expérience en planification et exécution d’événements et en gestion de bénévoles.
• Compétences avancées en application sur ordinateur – Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Aptitudes organisationnelles au-dessus de la moyenne et capacité de gérer simultanément de multiples projets.
• Capacité démontrée de faire preuve d’initiative et de travailler de façon indépendante et en équipe.
• Capacité de s’occuper de renseignements délicats de façon professionnelle et confidentielle.
• Capacité de travailler dans un milieu stressant où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Le bilinguisme (anglais et français) est un atout.


EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES DU POSTE
• Des voyages occasionnels, environ de cinq à huit fois par année, pour des visites sur place et des événements.
• Capacité de faire des heures supplémentaires au besoin afin de répondre aux besoins changeants, en temps opportun.


DEMANDE
Tous les candidats qualifiés sont invités à faire une demande en ligne par l’intermédiaire de BambooHR : www.skatecanada.bamboohr.com/jobs avant le dimanche 29 avril 2018, à 23 h 59 (HE). Toute question concernant le poste peut être adressée à careers@skatecanada.ca.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls ceux qui sont sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

À propos de Patinage Canada
Patinage Canada, l’organisme national directeur du patinage, se voue à créer une nation de patineurs, récréatifs et de compétition. Existant depuis plus de 100 ans, il s’agit de la plus ancienne organisation de patinage au monde et du chef de file prééminent du Canada en matière d’entraînement et d’instruction du patinage, offrant une éducation pour le développement d’un entraînement et d’un patinage de haute performance. Plus de 130 000 Canadiens et Canadiennes participent à des programmes éducatifs de Patinage Canada chaque année.
Les athlètes de Patinage Canada, l’organisme directeur du sport d’hiver le plus couronné de succès au Canada, ont remporté 25 médailles olympiques et 32 championnats du monde. Les médaillés canadiens des championnats du monde et des Jeux olympiques d’aujourd’hui ont tous débuté dans l’un des 1 200 clubs locaux ou écoles de patinage locales de Patinage Canada. Plus de 5 000 entraîneurs professionnels certifiés offrent des programmes aux Canadiens de tout âge afin de les encourager à patiner ensemble en famille, poursuivre des sports de compétition sur glace et profiter d’une vie active.

Country

Canada